martes, julio 28, 2009

Creando encuestas de manera sencilla y online

Hola gente

Una de las consultas frecuentes es sobre la creación de encuestas, que aunque suena sencillo el requerimiento, puede implicar muchas características técnicas que podrían complicar todo el asunto. Por supuesto dependerá directamente de la forma en que se desean capturar los datos, procesarlos, analizarlos, graficarlos y la tecnología que se desee para ello.

Miremos un panorama si se escogiera Microsoft Excel:
  • Esperamos que todos tengan la misma versión
  • Debemos crear por supuesto la encuesta (Excel cuenta con buenas y sencillas herramientas para eso como validación de datos por ejemplo), pero dependerá de la pericia y conocimientos del creador.
  • Enviarla por correo a todo el mundo, para que la diligencie luego la envíe y nosotros consolidemos con alguna "maña" o artilugio técnico.
  • Totalizamos los datos - aplicamos fórmulas, analizamos datos y graficamos.
También tenemos posibles problemas adicionales, como el soporte a macros (si incluímos en la hoja de cálculo), la consolidación no es tan sencilla, compartir por la red tampoco es una buena solución (salvo si es intranet y está protegida) y en fín, bastantes problemas técnicos que revisar.

A manera de ejemplo, propondré una encuesta sobre productos de una cafetería, algo sencillo que contenga la siguiente información.
  • Nombres y apellidos
  • Sexo
  • Rango de edad
  • Tipo de bebida
  • Califique el servicio
  • Observaciones
Es claro que podría ser mas serio el ejemplo, pero para el momento práctico es suficiente, además aunque algunos se rompan las vestiduras sobre tener los nombres y apellidos en un solo campo es claro que rara vez analizamos datos por tipo de apellido o enviamos documentos por familias (pocos son los casos donde realmente vale la pena tener esa información en dos campos).

Una vez planteado el "problemón", les mostraré una posible solución sencilla - ustedes decidirán si vale la pena utilizarla; se trata de Google Docs.

¿Que necesitamos ?

  • Para uilizar Google Docs solamente se requiere tener una cuenta en Gmail (cosa sencilla y gratuita - recordemos también que Gmail ya no es un producto BETA).
  • Tener un esquema de encuesta bien pensado ya que muchos de los problemas al tabular datos de una encuesta es la mala planificación de los datos y el modelo propuesto.
¡Así que manos a la obra!

Entraré a mi cuenta Gmail y en la parte superior a Google Docs


Posteriormente seleccionaré la opción Nuevo - Hoja de cálculo.


Aunque se podría crear directamente el formulario de la encuesta, es mucho mas sencillo comenzar por la hoja de cálculo.
Ingresaremos los datos de la misma manera como cualquier hoja de cálculo - he obviado el campo califique el servicio intencionalmente.


como pueden notar, el ingreso de datos es sencillo, mucho mas que creando el formulario directamente, por esta razón es que prefiero esta vía de creación.
Ahora vamos a la ficha formulario - crear formulario


Nos aparecerá una ventana con el formulario creado.


A personalizar los tipos de datos

Una vez que tenemos el formulario, es tiempo de personalizar campo a campo sus propiedades y tipo de información. Desde este formulario también pueden ver la dirección URL (Dirección web o de Internet en la parte inferior del formulario) donde Google Docs está publicando este formulario, también se podría enviar el formulario por correo electrónico.
En pocas palabras, la mayoría de los problemas de distribución que teníamos con otras soluciones fueron ya solventados - puede enviarle la dirección url a todas las personas que desee para que ellos diligencien el formulario y estos datos serán automáticamente ingresados a su hoja de cálculo - fácil verdad?
Les contaré detalles comunes:
  • Cualquier pregunta se puede "hacer obligatoria", es importante manejar esto con cuidado si no quieren mucha información falsa o basura de tipo "Pepito Perez".
  • Se puede ingresar "texto de ayuda" para cada pregunta. Procure que la ayuda sea sobre la pregunta, no solo la aplicación.
Existen 6 tipos de datos (preguntas)
  • Texto: como para el caso de el nombre y apellido.
  • Texto de párrafo: funciona bién para el caso del campo Observaciones
  • Tipo Test: Son botones de opción, por ejemplo en el campo sexo solo es posible seleccionar Masculino o Femenino, (De esto podríamos hablar luego, claro está.. XD), en resumen el usuario solo podrá seleccionar una de varias opciones.
  • Casillas de verificación: en el caso del campo tipo de bebida, es posible que el usuario desee seleccionar varias opciones de las que mostramos, por ejm; Bebidas calientes, Bebidas frías y no marcar Bebidas alcohólicas ni Bebidas exóticas (aunque sería una mala opción ;-) ). Es decir varias opciones de varias posibles.
  • Elegir de una lista: el usuario selecciona de un campo desplegable una única opción, para el campo rango de edad funcionaría bien ya que podríamos crear; 15 a 20, 21 a 25 ,25 a 35, etc.
  • Escala: es el apropiado para mi ejemplo de califique nuestros servicios, ya que precisamente el usuario podrá seleccionar una opción de una escala de uno a cinco o uno a diez.


En la captura vemos algunas de las opciones desplegadas, también en la parte superior se vé la opción para añadir preguntas que hayamos olvidado (como el de califique el servicio que olvidé adrede), lo mejor de todo es que las preguntas se pueden arrastrar y soltar para ubicar en la posición deseada y también se pueden crear secciones de preguntas.

En la siguiente captura verá el formulario terminado (sin miedo, con curiosidad y con unos minutos aprenderá a configurarlo rápidamente).


Recuerde que usted puede enviar por correo el formulario, también podría enviar la dirección url para que cualquier llegue al formulario, podría incrustar el elemento en una página web (es sencillo, copiar y pegar el código que GoogleDocs genera) y así muchas otras opciones que usted podrá ir descubriendo.

Ingresando los datos y recopílando

Ahora llegamos al punto interesante, una vez que el usuario a encuestar tiene la url o el acceso al formulario creado, solo debe diligenciar los datos - cosa sencilla ya que los campos son bastante genéricos, no tiene mayor curva de aprendizaje.

La pregunta entonces es: ¿Como recuperamos los datos que los encuestados llenan?



Sencillo: En la captura anterior puedes ver una idea de como quedan los datos, recuerde que creamos una hoja de cálculo y a partir de ahí creamos el formulario, pues bién, vuelva a la hoja de cálculo y allí encontrará los datos diligenciados. Por supuesto en formato de hoja de cálculo que usted podrá exportar a Excel, a csv o al formato que lo requiera.

No olvidemos que teniendo los datos, podríamos aplicar filtros, consolidados y demás artilugios a los que usted esté acostumbrado, solo que ya se hizo el trabajo mas técnico, el formulario y la recolección de la información (ahora sí viene lo difícil, el análisis).

Visualizando datos

La última buena noticia que les voy a dar es que también en el análisis (en la parte básica) también Google Docs nos ayuda. vaya a la opción Formulario - Mostrar resumen y obtendrá una vista parecida a la siguiente:


Así que GoogleDocs generará las estadísticas - muy básicas pero suficientes para un primer vistazo - de los datos introducidos por los usuarios y usted no tuvo que hacer gráficos o preocuparse de generar fórmulas para consolidar o totalizar

En conclusión

Necesita una cuenta de Gmail para utilizar Google Docs (o Google Apps), requiere un formulario bien pensado y a partir de ahí usted podrá generar la hoja de cálculo, el formulario, personalizarlo y publicarlo online (se acabó el enviar archivo para consolidar después), luego revisar los datos graficados y todo sin soltar un peso o pagar por desarrollos.

Pruébenlo y me cuentan los resultados, claro! es obvio que para personalizar el formulario en colores y demás elementos la cuestión se complicaría, pero para muchos esta es una opción fascinante.

Nos estamos "viendo".

Morpheus - Colombia.
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